L'automatisation : élément clé de la stratégie KYC, et complément nécessaire à l'humain

Face à des obligations réglementaires et des contrôles de plus en plus exigeants, les établissements régulés sont tenus d’appliquer les procédures KYC (“Know Your Customer”) adéquates, au risque de s’exposer à de fortes pénalités qui ternissent leur réputation. Comment rester en conformité tout en maîtrisant les coûts, la qualité et les délais de traitement ? 

Pour Guillaume Bru, Projects & Delivery Director chez Webhelp KYC Services, il est primordial de définir sa stratégie en amont et de l’adapter en continu. Si certaines activités nécessitent un travail humain, d’autres méritent d’être digitalisées et automatisées dans un objectif de gain de performance.

Quelle stratégie adopter dans la digitalisation de ses process KYC afin de recentrer le travail de l’humain sur des activités à plus forte valeur ajoutée ? Guillaume Bru nous livre 4 conseils d’expert. 

 1- Digitalisez les parcours client  

En plus des bénéfices liés à l’image de marque, la mise à disposition d’une interface web claire et ergonomique destinée aux clients pour fournir les informations et justificatifs demandés représente de nombreux atouts. Entre autres, un taux de conformité et une expérience utilisateur optimisés  : les contrôles automatiques peuvent être réalisés dès le chargement d’un document, permettant au client d’en charger immédiatement un nouveau en cas de non-conformité détectée (hors périmètre, illisible, incomplet, incohérent…). Ainsi, le client ne sera pas relancé pour revenir une nouvelle fois sur son parcours.  

A cela s’ajoute un gain de temps pour les utilisateurs, qui ne sont plus obligés de fournir leurs justificatifs en format papier en face-à-face ou par voie postale, les pièces justificatives étant déjà numérisées et classées par type. De plus, un parcours avancé peut proposer de partager des données personnelles de manière fiable directement depuis des sources de données officielles (banques, opérateurs, fournisseurs d’énergie…). 

Notons toutefois qu’il est opportun de maintenir des options non digitales. En effet, nous observons que 10 à 20% des clients continuent de favoriser un canal physique (comme le courrier par voie postale) – bien que certains d’entre eux finissent par adopter le parcours digital après avoir été accompagnés par un conseiller expert. 

2 – Automatisez l’analyse des dossiers 

L’automatisation des contrôles (complétude du dossier, authenticité des pièces, acceptabilité, cohérence des informations et justificatifs) fera gagner en productivité, et permettra de réduire les erreurs humaines et le risque de non-conformité du dossier client, par exemple :  

  • Une brique d’intelligence artificielle permettra d’identifier les faux documents 
  • Un module de reconnaissance automatique des documents (RAD) permettra d’identifier et d’accepter, ou non, un permis de conduire en tant que justificatif d’identité, selon la règle d’acceptation paramétrée 
  • Un module de lecture automatique de documents (LAD) permettra d’extraire les noms et prénoms des justificatifs d’identité et de domicile, et de les comparer entre eux. 

Bien évidemment, la technologie a ses limites et la reprise manuelle par des analystes KYC reste essentielle pour de multiples cas afin de reprendre ou confirmer les traitements réalisés automatiquement. Un reflet mal placé sur une copie d’une pièce d’identité pourra amener la machine à rejeter le document, alors qu’un œil humain pourra valider sa conformité. 

3 – Optez pour des notifications automatisées 

Un plan de prises de contact et de relances préalablement orchestré permet non seulement un gain de temps considérable, mais aussi d’optimiser le taux de conformité et de transformation. Par exemple, en cas de dossier non conforme, des notifications automatiques seront envoyées au client de façon adaptée à sa situation. Pour cela, pensez à identifier en amont les canaux de contact privilégiés selon les typologies de clients (email, SMS, courrier, message sur l’espace client…) ainsi que le délai entre deux prises de contact. 

Certaines situations plus délicates nécessitent toutefois l’intervention humaine afin d’accompagner le client. Par exemple, un contact téléphonique argumenté permettra de débloquer de nombreuses situations dans lesquelles le client rencontre des difficultés à fournir les éléments attendus. À la fin de l’appel, le conseiller pourra également envoyer en un clic un mail généré automatiquement, indiquant la liste des éléments manquants et la procédure à suivre pour mettre à jour le dossier. 

 4 – Orchestrez et pilotez à l’aide d’une plateforme technologique 

La gestion du KYC tout au long du cycle de vie d’un dossier client peut s’avérer complexe. C’est pourquoi une orchestration automatique des actions tout au long des processus d’entrée en relation, de remédiation ou d’actualisation périodique (collecte, notifications, traitements, relances, validation, archivage…) est à privilégier. L’utilisation d’une plateforme technologique adaptée aux activités KYC permettra ainsi de modéliser, déployer, gérer et optimiser les processus (workflow, conformité, évènements et actions). Cela permettra également d’assurer la traçabilité des actions réalisées, ainsi que de produire et partager automatiquement des indicateurs clés de pilotage. 

Là encore, la plus-value de l’humain intervient dans l’analyse et l’exploitation d’indicateurs clés afin d’améliorer la performance du process KYC, aussi bien d’un point de vue opérationnel que de qualité (durée moyenne de traitement, taux de collecte et de conformité selon le type de dossier, etc.). C’est grâce à cette analyse poussée que l’on pourra mettre en place des plans d’action adéquats, après avoir défini les potentiels freins et comment lever les barrières 

En conclusion, s’il est fortement recommandé d’avoir recours à des processus digitalisés et automatisés afin de gagner en performance et de maitriser les coûts, les interventions humaines restent indispensables. Il est aussi important de noter que les opérations KYC, souvent perçues comme une contrainte, s’avèrent être l’occasion de mieux connaître les clients et d’augmenter leur niveau de satisfaction via une expérience utilisateur optimale. Ainsi, en offrant un processus digitalisé, fluide et sécurisé le parcours client n’en sera qu’amélioré. C’est bien cette combinaison de la technologie et de l’humain pour les tâches à forte valeur ajoutée qui garantit le succès des processus KYC.  

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ALERTES ! Sanctions, Embargo, Transactions douteuses, PPE… comment assurer le succès d’un projet LCB-FT ?

Le contexte actuel met en lumière l’importance du bon maintien des processus réglementaires en matière de LCB-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme). Pas un jour depuis quelques mois maintenant sans entendre les mots sanctions, embargo, saisie des avoirs… Face à l’augmentation des alertes générées par les outils de surveillance et à la pression réglementaire, comment assurer la réussite d’un projet de mise en conformité LCB-FT ou d’apurement d’un stock d’alertes ?

Les régulateurs européens et les Etats accentuent la pression sur les entreprises assujetties qui doivent d’une part, gérer l’augmentation des alertes générées par les outils de surveillance, et d’autre part, revoir et mettre à jour leur processus de contrôles LCB-FT. Celles-ci se retrouvent ainsi face à des stocks qu’il faut apurer rapidement pour s’assurer (et rassurer le régulateur) que leurs clients ne soient pas inscrits sur des listes de sanction ou n’effectuent pas de transactions qui représentent des infractions aux règles de conformité mises en place. Ces opérations sont complexes et relèvent souvent plus de l’investigation que du simple contrôle.

Plus qu’une simple vérification, les équipes mobilisées sont amenées à contacter les clients, rassembler des éléments de preuves, constituer un dossier d’investigation complet, rédiger le cas échéant les pré-déclarations de soupçons à Tracfin (service de renseignement français rattaché au Ministère de l’Economie et des Finances) et enfin, effectuer un reporting précis aux services concernés. Ces projets nécessitent la mise en place d’une équipe d’experts dédiés pour venir à bout du stock d’alertes dans le temps imparti.

Si l’externalisation du traitement d’alertes LCB-FT par un acteur expérimenté est une des solutions préconisées pour répondre à ces enjeux, elle n’est pas si simple. Webhelp possède une grande expérience dans l’externalisation de ces projets à forte valeur ajoutée, et a acquis depuis de nombreuses années des convictions fortes dans les facteurs clé de succès.

Nicolas Dambrine, Deputy General Manager de Webhelp KYC Services, dévoile les 5 facteurs clés du succès d’un projet d’éradication d’alertes :

1 – L’immersion, un préalable pour bien démarrer le projet

Tout d’abord, attardons-nous sur la phase de démarrage. C’est là que tout se joue ! L’élément le plus important de cette phase est l’immersion : immersion du prestataire chez le client, mais aussi immersion du client chez le prestataire. Il est indispensable de se rendre chez le client, se familiariser avec ses règles internes, absorber sa connaissance et enfin, valider avec lui les procédures à opérer. De même, il est important que le client se déplace chez le prestataire. D’une part pour se projeter et rencontrer les équipes opérationnelles, mais aussi pour transmettre en direct son savoir et ses objectifs sur le projet.

2 – Des bons indicateurs, pour un pilotage fin

En parallèle de cette phase, il est impératif de poser dès le départ les bases du reporting, en prenant en compte les objectifs du projet – productivité, qualité, budget, conformité … ou les 4 ! Chacun de ces objectifs doit pouvoir être mesuré grâce à des indicateurs précis afin d’assurer le pilotage du projet dès le démarrage. Cela va permettre de tout de suite scruter les indicateurs et de valider les hypothèses prises lors de la phase de cadrage. De surcroit, en cas de gros volumes, se doter d’un outil de reporting puissant et bien paramétré n’est pas une option !

3 – L’équipe d’encadrement, véritable chef d’orchestre du projet

L’équipe encadrante est également un facteur des plus importants, et ce à deux niveaux. Tout d’abord, le directeur du projet qui sera l’interface entre le client et les équipes de production. Il doit être suffisamment senior, dédié au projet et avoir une connaissance approfondie des sujets réglementaires. En second lieu, les chefs d’équipes de production. Ils sont le relai opérationnel du directeur de projet et ont la charge de motiver les conseillers qui traitent les alertes, et d’assurer un premier niveau de contrôle. C’est le fameux picking aléatoire des dossiers traités qui doit permettre, grâce à l’application méthodique d’une grille de qualité rigoureuse, de déceler les erreurs éventuellement commises. Généralement, nous conseillons un ratio de 20% d’encadrement dans la phase de démarrage pour descendre progressivement à 10% en fin de projet.

4 – La motivation des équipes de production, pour assurer le succès du projet

Le projet est lancé, l’équipe encadrante est en place, les indicateurs et objectifs sont définis… il faut maintenant piloter la production ! Un premier point qui participe au succès de l’opération est d’y donner du sens. C’est sans doute vrai pour tous les projets, mais c’est encore plus prégnant dans le cas de la LCB-FT.
Cela passe d’abord par la formation initiale et le coaching continu, mais la motivation est aussi un des éléments importants de la réussite du projet. En effet, nous avons constaté sur un projet récent que les mesures incitatives avaient fait presque doubler la productivité en quelques semaines ! Suite à une baisse de motivation des équipes après quelques mois d’opération, et des indicateurs qui tendaient vers le rouge, il fallait réagir. Nous avons ainsi décidé de mettre en place un challenge avec des récompenses à la clé – l’atteinte et le dépassement des objectifs permettant aux collaborateurs de gagner des lots significatifs. Nous avons constaté quasiment immédiatement un accroissement de la productivité, et l’ambiance du plateau de production a changé du tout au tout !

5 – La flexibilité et l’adaptation, pour atteindre les objectifs

Ceci nous amène réfléchir sur la flexibilité dont il est primordial de faire preuve tout au long du projet. Là encore, les expériences passées nous montrent que la remise en question permanente, l’adaptation aux résultats obtenus de semaine en semaine, ainsi qu’aux éléments extérieurs, sont autant de facteurs clé de succès.
Tester, mesurer l’impact, implémenter, tester à nouveau, modifier… Nous avons la conviction que les process doivent être revus régulièrement, challengés, améliorés pour être toujours en ligne avec les objectifs du client. C’est une bonne pratique qu’il faut généraliser !

Pour conclure, les projets de traitement d’alerte sont complexes mais également énergivores, aussi bien en termes de temps que de moyens humains et techniques. En déployant une équipe d’experts au savoir-faire éprouvé, et entièrement dédiés au projet du client, l’externalisation permet de répondre aux challenges posés par les procédures LCB-FT et ce, dans des délais généralement très restreints. Immersion, pilotage, encadrement, motivation, flexibilité, et plus important encore, humain, sont les garants du succès d’un projet de traitement d’alertes LCB-FT.

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KYC : L'onboarding de vendeurs sur les marketplaces internationales, un casse-tête chinois !

L’enjeu est connu : pour construire ou développer votre marketplace internationale, vous devez embarquer rapidement des dizaines de milliers de vendeurs venus de tous pays, et notamment de Chine. Ce qui implique de mettre en place un processus KYC d’évaluation de ces vendeurs qui soit efficace et en parfaite conformité. La bonne solution ? Mettre en place une plateforme digitale permettant la collecte des dossiers de vendeurs, ainsi que leur analyse dans leur langue d’origine, comme l’explique Alexandre Perrachon, Directeur Commercial de Webhelp KYC Services.

Les ventes en ligne ont doublé sur les 4 dernières années pour atteindre 4,5 milliards de dollars en 2021. En 2022, ce mouvement va se poursuivre et on estime que près d’un quart des achats en ligne seront transfrontaliers. 2022 sera donc marquée par un défi de taille : l’hypercroissance des marketplaces internationales. Dans cette perspective, la thématique de l’onboarding massif de vendeurs nationaux et internationaux va devenir centrale.

Comme nous allons le voir, une procédure KYC bien maitrisée permet de répondre à deux enjeux majeurs : garantir la conformité réglementaire, et offrir aux vendeurs un parcours d’onboarding simple et rapide.

1 – Garantir la conformité : respecter les réglementations des pays concernés, et s’adapter à leurs évolutions successives

L’évaluation des vendeurs lors de l’onboarding doit permettre de détecter les cas de fraude mais aussi de s’assurer de respecter les réglementations en vigueur partout dans le monde. Ce qui présente 3 difficultés :

  • ces vendeurs doivent répondre à des critères nombreux et particulièrement stricts (déclaration des bénéficiaires effectifs, non inscription sur des listes de sanctions…),
  • les réglementations nationales et internationales évoluent constamment, allant vers un renforcement des contrôles, ce qui impose la mise en place d’une veille juridique à l’échelle internationale,
  • les types de justificatifs d’identité (personnes morales et personnes physiques), les registres d’enregistrement des sociétés varient d’un pays à l’autres et parfois même d’une région à l’autre au sein d’un même pays, comme c’est le cas en Chine par exemple. D’où la nécessité d’avoir une connaissance profonde des pratiques en vigueur, et la capacité d’analyser les documents dans leur langue d’origine sans avoir à faire appel à des traducteurs agréés.

Dans ce contexte, de plus en plus de marketplaces se tournent vers des spécialistes de la digitalisation de ce processus, comme Webhelp KYC Services, qui apporte :

  • une large implantation géographique pour être au plus près des vendeurs (Europe, Asie, Afrique, Amériques),
  • une grande maîtrise des langues pour analyser les dossiers et guider les vendeurs dans leurs parcours d’onboarding (50 langues maîtrisées),
  • une expertise réglementaire internationale, nationale et régionale,
  • une expérience approfondie de la lutte anti-fraude (permettant de construire des bases de fraude documentaire mutualisables d’une marketplace à l’autre)

2 – Offrir la meilleure expérience aux vendeurs pour en faire un atout concurrentiel

Pour attirer un maximum de vendeurs, les marketplaces doivent offrir une expérience utilisateur parfaitement intégrée et sans coutures. Cela passe généralement par la digitalisation de la collecte des pièces et informations qui constituent les dossiers des vendeurs.
Pour maximiser les taux de transformation des vendeurs, les marketplaces doivent également être en mesure d’analyser efficacement les dossiers en absorbant parfois des hausses de volumes importantes d’un mois à l’autre (notamment à l’approche des « peak seasons » comme le « Black Friday » ou les fêtes de fin d’année).

Dans cette recherche de flexibilité et d’efficacité opérationnelle, là aussi, les marketplaces ou leurs prestataires de services de paiement (PSP) s’orientent de plus en plus vers des acteurs spécialisés opérant l’onboarding des vendeurs en mixant les meilleures technologies d’automatisation, au travail d’analystes-experts des contrôles, en mesure de guider les vendeurs tout au long de leur parcours.

Là aussi, l’externalisation a de grands avantages :

  • les effectifs des équipes peuvent être dimensionnés “à la volée”, suivant le besoin (pics d’activités ou de sous-activité annuels, saisonniers, etc.),
  • un déploiement à grande échelle est possible, au niveau national ou international, sans confronter les RH à des opérations de recrutement massif, peu maitrisables,
  • les équipes internes peuvent être fidélisées et monter en compétence parce que focalisées sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Ces vendeurs doivent être embarqués massivement et le plus vite possible, généralement en 24h ou 48h.

L’externalisation de l’onboarding : une bonne solution, à condition de…

Sur les marchés internationaux, la tendance est à l’externalisation de l’onboarding des vendeurs. La prise de conscience va se généraliser en 2022 : les marques leader vont préférer se concentrer sur leur cœur de métier – une expérience client parfaite – et déléguer à des spécialistes les tâches telles que l’onboarding des vendeurs nationaux ou internationaux.

L’externalisation permet justement de se focaliser sur de telles priorités, avec toutefois un point de vigilance : la quasi-totalité des prestataires KYC s’appuient sur une solution technologique, mais ils ne disposent pas d’effectifs humains suffisants et qualifiés. Or, une équipe rôdée doit pouvoir prendre le relais dès que la technologie bute sur une difficulté (document illisible, incomplet, périmé, falsifié, etc.). Et cela dans un délai de 24 heures afin de maximiser le nombre de vendeurs embarqués. Cela suppose parfois de prendre contact avec eux, dans leur langue.

A titre d’exemple, pour traiter les demandes d’onboarding de vendeurs chinois, Webhelp KYC Services s’appuie sur ses équipes locales dans la région APAC (Asie Pacifique), spécialisées dans les opérations KYC et  maitrisant le chinois mandarin. L’enjeu est de taille car la Chine représente aujourd’hui le plus grand marché sur le e-commerce avec 672 milliards de dollars générés par les ventes en ligne en 2020.
Pour les grandes marketplaces chinoises – ou américaines – qui souhaitent se développer en Europe en accélérant l’onboarding de vendeurs locaux, il semble aujourd’hui incontournable de s’appuyer également sur des plateformes de gestion du KYC qui maitrisent les spécificités de chaque pays (réglementations différentes, multiples langues, approches culturelles et usages différents…).

En conclusion, toutes les marketplaces qui ont des ambitions de croissance, voire d’hyper-croissance, font face à un « casse-tête » lié à l’onboarding des vendeurs venant du monde entier : Comment les attirer ? Comment collecter leurs demandes d’onboarding ? Comment maximiser leur taux de transformation en offrant la meilleure expérience utilisateur ? Comment s’assurer d’être en conformité avec les réglementations de chaque pays ?
Pour résoudre ce « casse-tête », le recours à une plateforme spécialisée, multilingue et combinant technologie et humain, semble incontournable. C’est le choix que font aujourd’hui les principaux leaders pour soutenir cette croissance.

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Remédiation KYC

Les 4 indicateurs de performance KYC

Remédiation KYC

La connaissance client ou KYC (Know Your Customer) est au cœur des enjeux des entreprises régulées et des établissements financiers. En effet, ceux-ci sont soumis à la législation européenne relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) et sont contraints d’opérer des vérifications KYC. Il s’agit de collecter et contrôler des informations et justificatifs associés dès l’entrée en relation (identité, domicile, activité…). Ces opérations KYC surviennent également tout au long de la relation commerciale, lors de revues périodiques.

En cas de manquement dans le cadre d’un contrôle du régulateur, comme l’ACPR en France (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution), les entreprises s’exposent à de lourdes conséquences telles que des sanctions pénales. Elles risquent également une dégradation de l’image de marque en cas d’implication indirecte avec une affaire de blanchiment d’argent ou de fraude. Certains organismes sont également amenés à lancer de vastes campagnes de remédiation KYC visant à mettre en conformité un stock conséquent de dossiers clients existants, souvent avant une échéance imminente. Les clients sont alors sollicités et invités à actualiser leur dossier dans les plus brefs délais. Ces opérations nécessitent une attention particulière afin de maximiser le taux de remédiation des clients sollicités, tout en maîtrisant les investissements associés ainsi que la satisfaction client.

Afin d’optimiser la performance d’une campagne de remédiation, Guillaume Bru, Directeur de Projet chez Webhelp KYC Services, recommande de porter une attention particulière à 4 indicateurs de performance KYC clés :

1/ Après avoir réalisé l’inventaire des clients visés par la campagne, assurez un taux de délivrabilité maximal des sollicitations afin d’atteindre le plus grand nombre de clients.

Il s’agira d’identifier les canaux de contacts à privilégier selon les typologies de clients (email, courrier, SMS, appel…) et de confirmer la détention des moyens de contacts utilisés par chaque client (adresse email, numéros de téléphone, adresse postale, messagerie sécurisée de l’espace client…). En ayant recours à des canaux diversifiés, vous augmenterez vos chances d’atteindre le client au travers de l’un de ces moyens. D’autre part, afin de maitriser les coûts, privilégiez le courrier seulement lorsque cela est justifié – par exemple, à destination des clients moins à l’aise avec les canaux digitaux ou bien dans le cas d’une ultime relance.

2/ Une fois que le client a bel et bien pris connaissance de la demande d’actualisation, le second indicateur à optimiser est le taux d’adhésion correspondant au consentement des clients à l’actualisation de leur dossier.

En effet, certains clients se plaignent des contraintes liées à ces formalités administratives. Avant tout, il est nécessaire de préparer et d’adresser un discours à la fois argumenté et personnalisé, porté par des collaborateurs experts et formés. Nous observons que 95% des clients acceptent d’effectuer la remédiation à la suite d’un appel argumenté avec l’un de nos conseillers. Appuyez-vous également sur les canaux de communication officiels utilisés par votre entreprise dans sa relation avec vos clients (site institutionnel, conseillers client…) afin d’écarter tout soupçon de phishing par exemple.

3/ Les clients doivent ensuite pouvoir passer à l’action et fournir les éléments requis afin d’obtenir un taux de collecte maximal.

Pour cela, facilitez-leur l’exercice et privilégiez les canaux digitaux via un parcours selfcare, tout en laissant la porte ouverte aux canaux traditionnels comme le courrier. Vous pouvez également demander directement au client quel est le moyen qu’il préfère. Anticipez ses interrogations et répondez-y le cas échéant. Offrir un support au travers d’une hotline ou d’un chatbot, sera un bon moyen de venir à bout des dernières barrières qu’il pourrait avoir. Finalement, en cas de non-réponse, réalisez des relances avec des messages incitatifs, de manière progressive et suffisamment espacée pour à la fois maîtriser les coûts et préserver la relation client.

4/ Enfin, le dernier indicateur clé à optimiser est le taux de conformité des dossiers collectés.

Certains dossiers peuvent être refusés : incomplets, justificatifs non lisibles ou encore expirés. Sensibiliser le client en amont sur la qualité des documents fournis permettra d’éviter de nombreux refus. Aussi, il est important de faire preuve de pragmatisme et d’adapter le niveau d’exigence des éléments attendus en fonction du degré de risque LCB-FT évalué. Analyser l’existant permettra également de potentiellement réduire le nombre d’éléments à collecter. Enfin, en cas de dossier collecté non conforme, mettez en place un processus de relances spécifiques pour obtenir la conformité du dossier.

En amont, cadrez et préparez la campagne en mettant en place un processus combinant la technologie pour des tâches automatisées et l’humain pour les tâches à forte valeur ajoutée. Tout au long de la campagne de remédiation, définissez-vous des objectifs, notamment en termes de taux de remédiation que vous piloterez chaque semaine en optimisant ces 4 indicateurs de performance KYC. Il est également judicieux de faire preuve d’agilité en testant et adaptant chaque élément du processus afin d’améliorer les résultats en continu. C’est la clé d’une campagne de remédiation KYC réussie.

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Remédiation KYC

[Banque, Assurance, Fintech] Remédiation KYC : comment externaliser sans sacrifier l'expérience client

Remédiation KYC

Les procédures de remédiation KYC, auxquelles peuvent être soumis les établissements régulés, ont pour objectif la mise à jour des données clients et d’en assurer leur conformité. Face à des volumes de données importants à traiter dans des délais serrés, de nombreuses entreprises choisissent l’externalisation. Mais attention, les opérations KYC sont délicates, elles peuvent avoir un impact désagréable sur les clients finaux et ainsi conduire à la clôture des comptes des clients ! Pourtant, comme l’explique Nicolas Dambrine, Directeur Général chez Webhelp KYC Services, elles sont l’occasion de mieux connaître ses clients et même d’augmenter leur niveau de satisfaction.

La remédiation KYC désigne les opérations de mise en conformité des clients existants, dans le contexte d’une réglementation KYC (Know Your Customer, ou Connaissance Client). Il s’agit de collecter, mettre à jour et contrôler les données et justificatifs des clients, notamment sur l’identité, l’adresse, l’activité ainsi que la fiscalité. En règle générale, dans le cas d’une entreprise régulée (banques, assurances, établissements de paiement, fintech…), elle fait suite à :

  • Une pression du Régulateur (l’ACPR en France) qui exige la remise en conformité d’une population de clients donnée, celle-ci étant parfois assortie d’une menace d’amende
  • L’entrée en vigueur d’une nouvelle réglementation nécessitant la reprise du stock de clients existants pour s’y conformer
  • L’obtention d’un agrément bancaire ou l’acquisition d’un établissement bancaire nécessitant une mise à jour des données d’un stock de clients existants dans un souci d’uniformité des procédures réglementaires

Pour beaucoup d’établissements financiers, ces obligations de remédiation présentent plusieurs enjeux : comment, dans un délai relativement court, traiter un grand nombre d’opérations de façon fiable et traçable ? Comment maximiser le taux de collecte des dossiers afin d’éviter de clôturer les comptes des clients n’ayant pas répondu ? Finalement, comment minimiser l’impact sur l’expérience client et éviter d’entacher l’image de la marque ?
Car, rappelons-le, une campagne de remédiation est rarement bien vécue par les clients finaux. Celle-ci peut sembler intrusive, voire être perçue comme étant du phishing et pouvant compromettre la confidentialité de leurs données personnelles.

Si l’externalisation de la remédiation KYC est une solution très adaptée pour répondre à ces problématiques, elle ne s’improvise pas ! Pour Nicolas Dambrine, il existe plusieurs règles d’or à respecter dans le cas de l’externalisation d’une campagne de remédiation KYC :

  • Définir une méthodologie comprenant un cadrage méticuleux et des ateliers par thèmes afin de préparer chacune des phases du projet en amont et d’anticiper les écueils techniques, opérationnels ou humains avant le démarrage du projet.
  • Être accompagné d’une équipe projet tout au long du programme, à la fois bien dimensionnée et expérimentée. Il est facile de sous-estimer la charge de travail, aussi, il est préférable d’investir un peu plus au départ pour assurer un projet bien mené.
  • Privilégier l’efficacité opérationnelle et l’industrialisation des processus avec une solution de bout en bout alliant technologie et humain. En effet, bien que la technologie bouleverse et accélère les processus d’identification à distance, aucune plateforme ne peut prétendre automatiser 100% des opérations. Certaines procédures complexes nécessiteront l’intervention d’équipes d’opérateurs experts, dédiés aux tâches à valeur ajoutée et à l’interaction client.
  • Mettre en place une plateforme d’assistance téléphonique dédiée, dès le début de la campagne permettant aux clients finaux de poser leurs questions, de vérifier si l’opération est légitime, ou d’obtenir de l’aide dans la complétion du parcours de remédiation. Nous avons constaté que 95% des clients qui contactent cette hotline acceptent d’effectuer la remédiation , et ce grâce à la qualité du discours de nos agents experts. C’est donc un formidable moyen d’augmenter le taux de conformité de la campagne ! Ce canal de contact est aussi l’opportunité d’enrichir la relation client et de renforcer le lien avec le client final : mise à jour de la situation ou des moyens de contact, expression de besoins ou de difficultés…
  • Etablir un reporting et des indicateurs précis en amont, essentiels au pilotage du projet et à l’atteinte des objectifs. Ils permettront de contrôler son exécution et prendre des décisions au bon moment lors d’un éventuel changement de cap.

Ces cinq facteurs, s’ils sont bien pris en compte, sont les clés du succès d’une campagne de remédiation KYC externalisée.

En intégrant la relation client au cœur même du dispositif, les opérations de remédiation KYC, présentent ainsi l’opportunité d’enrichir la relation avec le client final et d’en améliorer la fidélisation sur le long terme grâce à un discours rassurant promulgué par des experts.

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Comment Webhelp KYC Services a participé à la sécurisation d’une plateforme créée par Bpifrance pour soutenir les entreprises ?

Par ses actions, une entreprise peut influer favorablement sur tout un écosystème d’entreprises, voire sur une région. C’est ce que démontre Webhelp KYC Services quand elle participe au déploiement de la plateforme mise en place par Bpifrance, en partenariat avec les Régions, pour soutenir la trésorerie des entreprises dont l’activité est impactée par la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19.

3 avril 2020 : Les régions souhaitent qu’une solution soit également proposée aux TPE, artisans et commerçants de leurs territoires dont l’activité est impactée par le confinement.

6 avril : une équipe de choc est montée au sein de Bpifrance. Objectifs : déployer une plateforme de crédit pour des prêts octroyés par Bpifrance en partenariat avec les Régions ; associer les Experts Comptables afin d’avoir une chaîne d’information complète, certifiée, et attribuer de manière 100% digitale le prêt Flash Rebond aux entreprises éligibles.

9 avril : un écosystème d’entreprises expertes est sélectionné par Bpifrance pour monter et opérer la plateforme de demandes de prêt. Parmi elles, Webhelp KYC Services est chargée de l’automatisation des contrôles KYC, des vérifications humaines complémentaires et du service de hot-line.

10 avril : le feu vert est donné au projet, 50 personnes sont embarquées, avec un délai de réalisation de quinze jours !

22 avril : la première plateforme est officiellement lancée en Région Auvergne Rhône-Alpes.

29 avril : les premiers décaissements vers les TPE d’Auvergne-Rhône-Alpes sont réalisés en moins de sept jours. Nouveau challenge : embarquer d’autres partenaires régionaux et bancaires.

5 mai : la région Île-deFrance ouvre le dispositif aux TPE franciliennes, commerçants et artisans.

« Nous étions déjà partenaires de Bpifrance, et donc familiers de ses exigences, de ses méthodes de travail et de ses outils. Dans le contexte actuel, ce projet nous tient particulièrement à cœur et nos équipes se sont fortement mobilisées pour le mettre en place en un temps record », explique Hervé de Kermadec, fondateur de Webhelp KYC Services. En deux semaines, Webhelp déploie ses outils de vérification automatique et crée une équipe dédiée à des contrôles humains complémentaires. Les données sont saisies dans la base de données de Bpifrance.

Parmi les missions d’onboarding confiées à Webhelp KYC Services :

  • contrôler la conformité du dossier et vérifier l’existence des TPE ;
  • identifier les bénéficiaires effectifs (actionnaires détenant plus de 20% du capital) ;
  • contrôler les identités des bénéficiaires effectifs (nationalité, présence sur des listes de sanctions…) ;
  • saisir les données dans Flaminem et lever les alertes KYC émises par le logiciel ;
  • répondre aux questions des TPE (hot-line).

« Bpifrance a déployé sa plateforme d’octroi en ligne de prêt en moins de trois semaines. Les TPE d’Auvergne-Rhône-Alpes et franciliennes en bénéficient déjà. Ces efforts permettront à nos TPE, artisans et commerçants d’accéder à des milliers de prêts. » Matthieu Heslouin, Chief Digital Officer Bpifrance


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[VIDEO ▶] Télétravail : 8 idées reçues démenties par nos experts Webhelp

Alors que la France était plutôt le mauvais élève de l’Europe, le développement du remote work et surtout, la crise du Covid-19, ont révélé la possibilité d'un télétravail à grande échelle. Et si, de plus en plus d’entreprises envisagent de l’intégrer de façon durable dans leur modèle opérationnel, les préjugés qu’on lui associe sont encore tenaces !

C'est dans ce contexte que Webhelp publie une série de témoignages d’experts pour vous aider à discerner le vrai du faux.

 

Et vous, êtes-vous prêts à déployer le télétravail dans votre organisation ? N’hésitez pas à nous contacter pour étudier ensemble, la solution la plus adaptée à vos besoins et objectifs.


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Jean-Baptiste Decaix nommé Chief Client Officer du Group Webhelp, membre du comité exécutif

Paris, le 29 juin 2020

Avec la nomination de Jean-Baptiste Decaix au poste de Group Chief Client Officer, le leader de l’expérience client Webhelp renforce son senior leadership international et réaffirme son ambition d’atteindre le top 3 mondial.
Diplômé de CentraleSupélec et de l’executive MBA de l’ESSEC-Mannheim, Jean-Baptiste commence sa carrière chez Lucent Technologies en Asie, puis rejoint Completel en 2000 pour piloter les activités avant-vente et service du business grand comptes.
En 2006, il rejoint Bain & Co. en Europe puis en Australie, pour mener des stratégies de croissance, de fusions/ acquisitions, post-merger intégrations et des transformations opérationnelles au sein de groupes internationaux et pour des fonds d’investissements.
En 2015, Jean-Baptiste rejoint Webhelp en tant que Chief Delivery & Transformation Officer – membre du comité exécutif - pour piloter l’intégration et la transformation des multiples acquisitions internationales ainsi que le management des Opérations groupe. Il participe à la transformation et la croissance de Webhelp dont le chiffre d’affaire a triplé de 520M€ à son arrivée début 2015 à 1,5B€ en 2019.

En tant que Chief Client Officer, Jean-Baptiste pilote maintenant les activités des comptes internationaux et l’excellence de l’account management dans le groupe.
Il explique : « Au moment où Webhelp aborde un nouveau chapitre de son histoire avec son nouveau partenaire financier le Groupe Bruxelles Lambert, il est important d’accélérer notre croissance internationale en accompagnant nos clients avec des solutions pérennes, sur-mesure, innovantes et des partenariats forts. Ces clients internationaux représentent les 2/3 de notre croissance future et leur développement et fidélité sont des piliers majeurs de notre stratégie. »

La mission confiée à Jean-Baptiste Decaix contribuera à réaliser l’ambition de Webhelp : accompagner toujours plus efficacement ses clients dans leurs opérations et leur croissance, et faire du groupe une référence mondiale incontournable de l’expérience client.


A propos de Webhelp :  

Making business more human – pour les marques les plus dynamiques au monde.

Chaque jour, Webhelp place l’humain au cœur des préoccupations des marques, pour enrichir l’expérience client et développer des solutions sur mesure pour chacune des entreprises qui nous font confiance.

Webhelp intervient sur l’ensemble de la chaîne de valeur des entreprises, de l’expérience client à la gestion des médias sociaux jusqu’aux services de paiement.

Des marques de premier plan à travers le monde adhèrent à notre culture, nos idées, les technologies que nous mettons en place, et bien sur nos collaborateurs. Chez Webhelp, nous savons que l’intelligence émotionnelle, alliée à la technologie crée la différence pour nos clients.

En choisissant Webhelp, les marques accèdent à une communauté de 60 000 passionnés répartis sur plus de 140 sites et 36 pays. Webhelp est aujourd’hui le leader européen de son secteur, avec un chiffre d’affaires de 1,5 Milliard d’euros, et vise le leadership global dans les prochaines années.

Le capital de Webhelp est partagé entre l’équipe de management et le fond d’investissement GBL.


Dirk van Leeuwen devient Directeur Général France de Webhelp

Paris, le 27/05/2020

Dirk van Leeuwen, jusqu’à présent SVP Global Operations de CWT (Carlson Wagonlit Travel), rejoint Webhelp, leader européen de l’externalisation de la relation client, en tant que Directeur Général sur son marché et ses activités région France au sein de l’organisation Europe du Sud / MEA dirigée par Vincent Bernard. Il succède à ce poste à Alexandre Fretti et pilotera les différentes Business Units sectorielles.

Hollandais d’origine âgé de 53 ans et diplômé d’un MBA de l'Insead, Dirk van Leeuwen a entamé sa carrière dans le Conseil en stratégie puis a rejoint Procter & Gamble à Genève, en tant qu’analyste financier et contrôleur de gestion. Il poursuit sa carrière chez Peoplesoft à Paris, où il a été successivement Directeur Financier Europe du Sud, puis Directeur EMEA des opérations.

En 2005, il rejoint le groupe Webhelp pour diriger le Maroc pendant 7 ans, avant d’être nommé Chief Commercial Officer en 2012. A ce poste, il est notamment en charge de l’internationalisation de Webhelp à travers les premières opérations de M&A et la coordination de l’ouverture de nouveaux sites à l’étranger (Lisbonne, Diegem, Dortmund, Grèce).

Il quitte le groupe en 2017 pour diriger la start-up Woonoz, spécialisée dans l’adaptive learning, avant de revenir en 2019 dans le monde des centres de contact en prenant la Direction Monde des Opérations de CWT.

Dirk a pris ses nouvelles fonctions chez Webhelp le 4 mai 2020.

« Après trois dernières années très enrichissantes dans des univers très différents, je suis ravi de retrouver Webhelp, dont je partage les valeurs et l’ADN entrepreneurial. C’est avec beaucoup d’enthousiasme que je rejoins à nouveau le groupe à un moment décisif où de nombreux défis attendent la société pour réussir son ambition de devenir leader mondial du secteur », indique Dirk van Leeuwen, Directeur Général France de Webhelp.



A propos de Webhelp : 
 

Making business more human – pour les marques les plus dynamiques au monde.

Chaque jour, Webhelp place l’humain au cœur des préoccupations des marques, pour enrichir l’expérience client et développer des solutions sur mesure pour chacune des entreprises qui nous font confiance.

Webhelp intervient sur l’ensemble de la chaîne de valeur des entreprises, de l’expérience client à la gestion des médias sociaux jusqu’aux services de paiement.

Des marques de premier plan à travers le monde adhèrent à notre culture, nos idées, les technologies que nous mettons en place, et bien sur nos collaborateurs. Chez Webhelp, nous savons que l’intelligence émotionnelle, alliée à la technologie crée la différence pour nos clients.

En choisissant Webhelp, les marques accèdent à une communauté de 55 000 passionnés répartis sur plus de 140 sites et 36 pays. Webhelp est aujourd’hui le leader européen de son secteur, avec un chiffre d’affaires de 1,5 Milliard d’euros, et vise le leadership global dans les prochaines années.

Le capital de Webhelp est partagé entre l’équipe de management et le fond d’investissement GBL.


Tendances 2020 – Les Millenials et Gen Z au coeur des stratégies de marque (3/4)

Quelles seront les tendances et les bonnes pratiques des années 2020 ? À l'occasion de ses 20 ans, Webhelp recense celles qui méritent de vous inspirer en ce début de décennie. Voici 3 tendances concernant les Millenials et Gen Z, dont les comportements et valeurs vont ré-orienter les stratégies des entreprises.

Pourquoi s'intéresser particulièrement aux Millenials et à la Gen Z ? Parce qu'ils sont, à la fois, des clients et des collaborateurs stratégiques pour les entreprises. Aux États-Unis, le nombre de Millennials vient de dépasser celui des baby-boomers. Ils représentent environ 1/3 de la population mondiale et 1/4 de la population française.

Pour rappel, selon Wikipedia, les Millennials ou Génération Y sont nés entre 1984 et 1996 : leur âge est donc compris entre 25 et 35 ans (en 2020). La Gen Z ou digital natives est née après 1996, soit un âge inférieur à 25 ans.

 

  1. Ils préfèrent la transparence et les engagements écologiques et éthiques

Pour beaucoup d'analystes, les Millenials et Gen Z sont difficiles à cerner. L'erreur courante étant de considérer que ces populations sont homogènes, et qu'elles attendent les mêmes produits et services !

Cependant, certaines valeurs sont plus souvent partagées. Ainsi, à la différence des générations précédentes qui "sont sensibles aux questions de santé, de sécurité ou de patrimoine, les plus jeunes, eux, attachent davantage d’importance aux questions de justice sociale, d’écologie et d’éducation", résume Virginie Raisson-Victor, présidente du Laboratoire d’études prospectives et d’analyses (Lepac).

Pour résumer le contexte intergénérationnel :

  • les Européens veulent consommer plus local et responsable (Observatoire Cetelem 2019)
  • près des 3/4 des consommateurs estiment très important de disposer d’informations de traçabilité et de transparence des produits, et seraient prêts à payer plus cher pour y accéder. Une proportion importante attend également des engagements en matière de recyclage et d'action sociale (Meet the 2020 consumers driving change, étude IBM, 28 pays)
  • dans le modèle de vente directe aux consommateurs, en forte croissance, 72% des 18-24 ans estiment que les publicités en ligne et sur réseaux sociaux respectent leur intérêt pour les thématiques écoresponsables (étude direct to consumers - Rakuten Marketing).

Les Millenials adhèrent, plus encore que les générations précédentes, à ces valeurs et engagements éthiques et écoresponsables ! Quant à la Gen Z, elle y privilégie les notions de santé et de bien-être.

En pratique, après avoir lancé leur transformation numérique, les entreprises doivent donc s'engager sur le chemin de leur transformation éthique afin de devenir des marques engagées. Cela passera souvent par une refondation profonde de leur culture, par une transition de la simple RSE vers l'entreprise à mission.

Et comme le prévoit Forrester : 1/4 des entreprises perdront plus d'1% de leur CA en ayant une réponse inadaptée à un problème social (Predictions 2020).

 

  1. Les réseaux sociaux : contestés mais incontournables pour les marques

62% des Millenials et 56% des Gen Z français considèrent que, dans l'ensemble, les réseaux sociaux font plus de mal que de bien (Deloitte, Millennial Survey 2019). Édifiant !

Quant au besoin de distance, voire de déconnexion, il est manifeste :

  • 55% des jeunes français pensent qu'ils seraient en meilleure santé et plus heureux s'ils y passaient moins de temps (Deloitte)
  • aux Etats-Unis, 28% de la génération Z et 25% des millennials veulent réduire le temps passé sur les médiaux sociaux vs 15% pour la génération X et 9% pour les baby-boomers (Gen Z retail spotlight. A.T Kearney)

Pour autant, les réseaux sociaux restent des points de passage obligé pour les marques, avec une grande importance à accorder au marketing d'influence :

  • Les réseaux sociaux sont le premier canal d'information pour 2/3 des 18-30 ans (#MoiJeune, OpinionWay)
  • 60% des influenceurs ont entre 19 et 30 ans (Reech, 2019)
  • 71% des influenceurs perçoivent que c'est sur Instagram que l'engagement est le plus marqué (vs sur Youtube 8,8% et sur Facebook 7%)
  • 50 % des Millenials accordent davantage de confiance aux influenceurs qu'aux célébrités et athlètes (38 %), versus 52% et 44 % pour la génération Z (eMarketer)
  • 91% des Millennials font autant confiance aux avis en ligne qu'à leurs amis et familles (BrightLocal Local Consumer Review Survey).

À noter également, que les Millenials et Gen Z ne font pas que réseauter ou se distraire sur les réseaux sociaux : sur Youtube, les vidéos les plus populaires sont les tutos, how-to et autres life hacks (Vidmob).

Et attention, c'est en boycottant les marques que la majorité des 18-30 ans (55%) a le sentiment d'exercer un pouvoir (#MoiJeune, OpinionWay).

 

  1. Pour garder la confiance des Millenials et Gen Z, bien gérer les données personnelles

La confiance dans les réseaux sociaux n'étant pas au beau fixe, que faire pour ne pas miner celle des Millenials et Gen Z à l'avenir ? On peut rappeler 2 recommandations qui font consensus :

  • éviter de recourir aux dark patterns, c'est-à-dire à des techniques peu éthiques et court-termistes, conçues pour pousser à l'achat ou à la consultation d'un site ou appli. De telles pratiques sont problématiques, au point que la CNIL soulève la question de leur régulation. Pour ne donner que 2 exemples de ces designs trompeurs :
    • donner une impression de rareté (en signalant la quantité limitée ou la demande forte d’un produit afin d’augmenter sa valeur et sa désirabilité),
    • faire de l'obstruction (rendre la réalisation de certaines actions plus difficiles que nécessaire afin de décourager l’utilisateur de les mener à bien).
  • permettre la reprise du contrôle des datas par les consommateurs, cette tendance de fond étant transgénérationnelle (Wunderman Thompson). Pour exemple, la plupart des réseaux sociaux permettent désormais de télécharger un dossier d'archives contenant les anciennes publications, messages et documents.

 

En résumé, pour séduire et convaincre les Millenials et Gen Z, à court et moyen terme, les marques devront s'engager clairement, afin de prendre en compte leurs aspirations mais aussi leurs craintes, et en particulier leur éco-anxiété : pour Ipsos (Trend Obs 2020 ), les années qui viennent seront les worrying twenties !

D'où la recommandation d'Ipsos : "les marques sont incitées à s’introspecter sur leur rôle actuel et potentiel, leur mission, leur contribution positive ou négative à la complexité angoissante du monde." Autant en faire un beau défi à relever !


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