À mesure que le monde devient plus complexe, la première impression donnée aux clients est un gage de réussite pour établir des relations significatives et durables avec eux.
L’onboarding KYC (Know Your Customer) est un terme de conformité utilisé pour décrire le processus de vérification légale de la légitimité de l’identité d’un client ou d’un consommateur.
Bien que le terme KYC soit souvent utilisé au sens large pour décrire le processus d’onboarding des clients particuliers et professionnels dans votre entreprise, le processus d’onboarding des entreprises, qui nécessite des vérifications KYB, est en réalité un concept bien distinct.
L’onboarding KYB et KYC constitue la première interaction entre les clients et votre marque. Il est donc important de veiller à ce qu’il soit rapide, fluide et transparent afin que les clients ne se découragent pas lors de leur parcours d’intégration.
Les conséquences réglementaires et les amendes liées à des vérifications insuffisantes en matière de KYC et de KYB sont considérables. Dès lors, pour le bon fonctionnement général des entreprises, il est essentiel que ces contrôles soient effectués dans les règles de l’art.
Cet article permet de comprendre les processus d’onboarding KYC et KYB et les différences qui les caractérisent. Nous ferons une analyse des données pertinentes à collecter, l’importante des processus KYB et KYC, et comment les améliorer.
- En quoi l’onboarding KYB diffère-t-il de l’onboarding KYC ?
- Qu’est-ce que le processus d’onboarding KYB ?
- Qu’est-ce que le processus d’onboarding KYC ?
- Comment la collecte de données KYB et KYC pertinentes peut-elle améliorer le processus d’onboarding ?
- Pourquoi un processus d’onboarding des clients KYB, KYC et AML est-il nécessaire ?
En quoi l’onboarding KYB diffère-t-il de l’onboarding KYC ?
Si votre client est un particulier, vous devez effectuer des vérifications d’onboarding KYC, alors que s’il s’agit d’une entreprise, vous devez effectuer les vérifications d’onboarding KYB. Ces deux types de vérifications ne suivent pas les mêmes règles.
Les fintechs et autres sociétés financières en pleine croissance pourraient commencer à se détourner des particuliers pour s’orienter vers une clientèle professionnelle à mesure qu’elles se développent. Cependant, les données qui doivent être collectées pour se conformer à la réglementation peuvent être beaucoup plus complexes pour les vérifications KYB que pour les vérifications KYC.
Alors, quelles sont les différences entre les processus d’onboarding KYB et KYC ?
Qu’est-ce que le processus d’onboarding KYB ?
L’onboarding KYB désigne l’onboarding sécurisé et conforme des entreprises clientes.
À la fin du processus d’onboarding KYB, il vous faudra connaître la légitimité des activités financières d’une entreprise, la source de son capital, le risque AML et sa structure organisationnelle.
Voici les informations et les données dont vous avez besoin pour effectuer les vérifications lors d’un onboarding KYB :
1.Informations générales
Collectez des informations telles que le nom de l’entreprise, son adresse, son numéro de TVA/TPS et sa catégorie. Vous devez également obtenir et vérifier l’identité juridique et les documents d’enregistrement de l’entreprise, comprenant les statuts, l’acte constitutif et le justificatif d’immatriculation.
2. Structure organisationnelle
Recueillez le nom complet, les coordonnées, l’adresse et le numéro IRD du point de contact de votre client potentiel, puis obtenez les mêmes informations sur le PDG, le reste de la direction et tous les autres UBO. Pour ce faire, consultez les documents d’identification officiels, tels qu’un passeport ou un permis de conduire.
3. Informations bancaires
Rassemblez les informations sur les sources de financement de l’entreprise, ainsi que sur ses états financiers, ses relevés bancaires et ses déclarations fiscales. Vous pouvez ensuite suivre les transactions du client pour détecter toute activité suspecte, y compris les transactions importantes, les tendances inhabituelles ou les transactions avec des risques de contrepartie élevés.
4. Risque
Effectuez une évaluation des risques axée sur les risques liés aux activités commerciales dans les territoires où votre client potentiel exerce. S’il s’agit d’un territoire ou d’un client potentiel à haut risque, réalisez une procédure de diligence renforcée.
5. Conformité AML
Lors de l’onboarding, les politiques de conformité AML doivent être respectées. Pour ce faire, réalisez une procédure de diligence raisonnable à l’égard de la clientèle, exercez un suivi permanent, tenez des registres et déclarez les transactions suspectes.
Qu’est-ce que le processus d’onboarding KYC ?
L’onboarding KYC désigne l’onboarding sécurisé et conforme des clients particuliers.
Le processus d’onboarding client KYC est beaucoup plus simple que le KYB, mais il n’en est pas moins important.
Le KYC est le processus obligatoire d’identification et de vérification de l’identité client, par exemple lors de l’ouverture d’un compte bancaire ou de la souscription à tout type de services financiers.
Voici les informations et les données dont vous avez besoin pour effectuer les vérifications lors d’un onboarding KYC :
1.Pièces d’identité
Consultez et vérifiez une pièce d’identité officielle, telle qu’une carte d’identité ou un permis de conduire (en fonction de ce qui est le plus utilisé dans sa zone géographique), afin de confirmer l’identité du client.
2. Justificatif de domicile
Obtenez un justificatif de domicile ou une attestation de domiciliation, comme une facture de gaz, d’électricité ou d’eau, ou un relevé bancaire, afin de vous assurer que l’adresse de votre client est correcte.
3. Coordonnées
Récoltez le numéro de téléphone et l’adresse e-mail des clients afin de pouvoir les contacter facilement si vous avez besoin de plus d’informations.
L’onboarding digital lors de vérifications KYC est beaucoup plus rapide, plus facile à réaliser et plus efficace. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place ce processus digital afin de garantir une expérience fluide.
Comment la collecte de données KYB et KYC pertinentes peut-elle améliorer le processus d’onboarding ?
L’objectif global d’un processus d’onboarding transparent KYB et KYC (pour les clients et les consommateurs) est de réduire les risques de votre côté et de créer une bonne première impression auprès de vos clients.
En collectant les données appropriées sur les clients, vous permettez :
Un onboarding plus rapide et plus efficace
En collectant dès le départ des données KYC et AML pertinentes, vous pouvez accélérer votre processus d’onboarding. Vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire pour examiner et approuver les demandes des clients, tout en évitant de manquer des informations importantes.
Les signaux d’alarme sont détectés plus tôt
Vous serez en mesure d’évaluer le risque associé aux activités commerciales d’une entreprise cliente et d’identifier tout comportement suspect à un stade beaucoup plus précoce. Ainsi, vous ne passez pas à côté de preuves de délits financiers, de fraudes, de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme.
Vous restez en conformité
Tout manquement aux exigences réglementaires peut être lourd de conséquences pour une entreprise. La collecte des bonnes données KYC vous permet d’éviter de vous exposer à des sanctions juridiques et financières, ainsi qu’à une atteinte à votre réputation et à une perte de confiance de la part de vos clients.
L’expérience client est fluide
Vos clients apprécieront toujours un processus d’onboarding plus rapide et plus efficace. Ainsi, ils seront satisfaits dès le départ et plus susceptibles de devenir des clients réguliers de votre entreprise.
Vous pouvez vous adapter plus rapidement
Une fois que vous aurez adopté les meilleures pratiques de collecte de données KYC, vous serez en mesure d’onboarder plus de clients rapidement et efficacement, vous offrant ainsi plus de flexibilité pour évoluer au rythme qui vous convient.
Pourquoi un processus d’onboarding des clients KYB, KYC et AML est-il nécessaire ?
Le processus de vérification lors de l’onboarding KYC, KYB et AML joue un rôle déterminant dans la réduction du risque de fraude au sein de l’entreprise. Vous déployez beaucoup d’efforts pour trouver et établir des partenariats avec les clients, et les conséquences d’un contrôle KYC ou KYB bâclé vont bien au-delà de la simple perte de temps.
Si votre entreprise est soupçonnée, à quelque niveau que ce soit, de ne pas respecter ses obligations d’intégration AML, KYB ou KYC, vous pourriez faire l’objet d’une longue et pénible procédure d’enquête. Pour se conforter à la réglementation, certaines fonctions essentielles au fonctionnement de l’entreprise devront être privées de leurs ressources.
Si vous êtes reconnu coupable, vous risquez non seulement des amendes, mais également des restrictions sur vos activités commerciales locales ou internationales, voire (dans les cas extrêmes de blanchiment d’argent) une peine d’emprisonnement.
Vous pouvez l’éviter avec une politique d’entreprise ferme.
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