L’externalisation des processus de conformité est une solution efficace qui permet aux entreprises de répondre à des exigences réglementaires complexes, sans sacrifier les ressources qu’elles pourraient utiliser pour se développer et innover.
Pour les moyennes et grandes entreprises qui ont déjà de l’expérience en la matière, la gestion de la conformité devient de plus en plus compliquée. Pour les petites entreprises digital natives, il peut sembler qu’il y ait beaucoup de choses à rattraper avant même d’avoir commencé.
Actuellement, seules 24% des entreprises ont recours à l’externalisation de leur conformité pour alléger la pression de cette partie complexe – et peu passionnante – de leur activité.
Si les équipes internes peuvent assumer une partie du processus, les coûts de mise en place de l’équipe et de l’automatisation ne feront qu’augmenter au fur et à mesure que vous vous développerez, que vous pénétrerez de nouveaux marchés et que vous serez soumis à une surveillance accrue de la part des autorités de réglementation.
Dans ce guide, nous vous présenterons les avantages de l’externalisation de la conformité, ainsi que ce qu’elle permet d’accomplir.
Sommaire :
- Que font les outsourcers de conformité réglementaire ?
- En quoi le modèle d’externalisation de la conformité diffère-t-il du modèle internalisé ?
- Pourquoi devriez-vous envisager d’externaliser votre conformité ?
Que font les outsourcers de conformité réglementaire ?
Les sociétés d’externalisation de la réglementation apportent l’expertise, la connaissance et les ressources nécessaires pour soutenir les réglementations spécifiques à l’industrie. Ils s’appuient généralement sur un cahier des charges que vous ou un consultant avez créé.
Outre les aspects pratiques propres à chaque secteur, l’externalisation de la conformité réglementaire couvre également les exigences générales qui concernent la plupart des entreprises, telles que la confidentialité des données, la lutte contre le blanchiment d’argent, la lutte contre la corruption, la cybersécurité et le développement durable.
Mais en quoi les entreprises d’externalisation de la conformité peuvent vous aider ?
Aller au-delà de la réglementation
Si les sous-traitants en matière de conformité exécutent votre cahier des charges réglementaire, ils apportent également leur expertise dans des domaines tels que la technologie et l’automatisation pour réduire le travail manuel, les opérations, la gestion des données, la gestion de gros volumes de traitement de documents, la protection de la vie privée, les normes d’infosécurité et l’intégration dans l’entreprise.
L’externalisation de la réglementation vous permet d’économiser du temps et des coûts liés à ces tâches, et de réduire les risques de non-conformité pouvant être liés à une mauvaise exécution. Ils peuvent gérer les tâches quotidiennes liées à la conformité et contribuer à combler les lacunes des équipes internes. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez supprimer votre fonction de conformité interne.
En quoi le modèle d’externalisation de la conformité diffère-t-il du modèle internalisé ?
Vous disposez peut-être d’une équipe de conformité interne, mais les avantages d’une collaboration avec un partenaire BPO sont nombreux.
Élasticité
L’externalisation de la conformité peut donner à votre entreprise la flexibilité d’augmenter ou de réduire librement les programmes de conformité en fonction de l’évolution des besoins. Par exemple, si vous perdez des membres de votre équipe de conformité interne, si une nouvelle réglementation est adoptée ou si vous souhaitez pénétrer un nouveau marché, vous devrez peut-être augmenter rapidement votre capacité.
Les équipes chargées de la conformité interne ont généralement du mal à s’adapter rapidement, que ce soit à la hausse ou à la baisse. Les acteurs du BPO disposent d’une armée de recruteurs rompus à l’embauche de ces compétences précises, ainsi qu’à l’intégration et à la formation. Ils ont également accès à un vivier de talents existants. En outre, il est beaucoup plus facile et moins pénible de mettre fin à un engagement de BPO que de réduire l’effectif de votre équipe interne. Pour les petites entreprises en particulier, la réduction rapide des activités s’accompagne de complications. L’une des raisons en est le point suivant.
Ressources et coûts
Les équipes internes chargées de la conformité peuvent être amenées à partager leur temps entre les fonctions de conformité et d’autres responsabilités professionnelles, en particulier en période de forte demande. En outre, les coûts associés à l’embauche, à la formation et à la fidélisation des employés à temps plein peuvent s’accumuler, ce qui affecte vos résultats et la satisfaction de vos employés.
L’externalisation de la conformité dispose de ressources dédiées uniquement à la conformité, ce qui signifie qu’elles pourront pleinement accorder l’attention nécessaire aux tâches, quelle que soit leur urgence. Cela permet aussi des économies d’échelle pour fournir des services plus efficaces, à un coût par client plus faible pour votre entreprise.
Un acteur de l’externalisation sait également comment trouver des talents moins chers sans pour autant sacrifier la qualité. Cela implique de savoir sourcer des talents en dehors de leur région qui correspondent à la langue, à la culture et au contexte réglementaire.
Indépendance/Partenariat
Les sociétés d’externalisation ont le luxe de travailler indépendamment de votre entreprise, et avec elle . Cela leur permet d’être impartiales et objectives lorsqu’il s’agit de collecter des données et d’établir des reportings, tout en étant totalement transparentes avec votre équipe.
Les équipes internes peuvent être amenées à négliger les questions de conformité afin de maintenir de bonnes relations avec les partenaires ou les dirigeants.
Dans l’ensemble, les exigences de conformité des BPO peuvent être satisfaites de manière plus détaillée, plus rentable et mieux comprise.
Pourquoi devriez-vous envisager d’externaliser votre conformité ?
Tout d’abord, il est important de comprendre qu’il n’est pas toujours nécessaire de confier chaque fonction de conformité interne à une société d’externalisation de la conformité.
Conservez la conformité en interne lorsque :
- Les situations requièrent une compréhension profonde de votre entreprise, par exemple la création de procédures pour empêcher les membres de votre entreprise de commettre des erreurs ou de prendre des décisions inappropriées. Les décisions très nuancées doivent être conservées en interne.
- Les BPO réalisent leur meilleur travail sur le volume, où il est logique de créer des processus reproductibles. Les situations ponctuelles sont souvent mieux gérées en interne, mais il existe des exceptions, telles que les projets de remédiation, pour lesquels vous avez besoin de ressources supplémentaires, difficiles à trouver si elles sont conservées en interne.
Envisagez de faire appel à un partenaire de l’externalisation de la conformité dans les cas suivants :
- Les tâches qui ne nécessitent pas une connaissance approfondie de votre entreprise, telles que les séminaires de formation et la sélection des candidats.
- Vous devez maintenir en ligne des systèmes fonctionnant 24 heures/24 et 7 jours/7, tels que les lignes d’assistance téléphonique
- Les situations dans lesquelles vous avez besoin immédiatement de conseils d’experts et recommendations, comme une modification soudaine d’une réglementation ne vous laissant pas le temps de former vos équipes internes chargées de la conformité.
- Si vous vous étendez géographiquement, vous devrez vous adapter rapidement aux exigences réglementaires locales et être conscient de tout changement ou de tout paramètre extérieur susceptible de vous affecter. Dans ce cas, un sous-traitant qui est déjà au courant de ces questions sera en mesure de le faire plus rapidement.
Lorsque vous choisissez la société d’externalisation de la conformité la mieux adaptée à vos besoins, il est important de reconnaître qu’il n’existe pas d’approche unique. La conformité, tout comme l’expérience client et les tendances du marché, est en constante évolution.
Vous avez besoin d’aide pour gérer vos exigences en matière de conformité réglementaire ? Nous avons l’expérience nécessaire pour fournir le service le plus adapté et le plus complet afin de diminuer les risques liés à votre secteur d’activité.
Consultez nos services ou prenez contact avec nous.
