Dünya giderek daha karmaşık hale geliyor. Ancak, ilk izlenimler, anlamlı ve uzun süreli müşteri ilişkileri kurma, başarılı olmanın vazgeçilmez unsurları olarak yerini alıyor. Bu bağlamda, bir müşterinin veya müşteri kimliğinin yasal olarak doğrulanması anlamına gelen KYC (Know Your Customer – Müşterinizi Tanıyın) önemini korumaya devam ediyor.
KYC terimi, bireysel ve kurumsal müşterileri işletmenize dahil etme sürecinde müşterinin tanınması için kullanılan daha genel bir kavram iken; KYB (Know your Business – Kurumsal Müşterinizi Tanıyın) teriminin kurumsal müşterilerin işletme kontrollerini de içeren ayrı bir kavram olduğunu belirtmek gerekir. Uyum stadartlarına uygunluk bakışıyla; KYC’ye kıyasla KYB için toplamanız gereken veriler çok daha komplikedir. Bu makalede, her iki konuyu da ele alacağız.
KYC ve KYB süreçleri, müşterilerinizin markanızla olan ilk etkileşimleridir. Müşterilerin bu süreçte hızlı ve sorunsuz bir deneyim yaşamaları önemlidir. Böylece, müşterilerin markanıza olan ilgilerini kaybetmelerini önlemiş olursunuz.
Başarısız KYC ve KYB kontrollerinin sonuçları ve cezaları çok büyük olduğundan, işinizin geri kalanının sorunsuz çalışması için doğru yapılması çok önemlidir.
Bu kılavuzda, KYC ve KYB müşteri katılım süreçlerini ve farklılıklarını detaylı bir şekilde ele alacağız. Ayrıca, bu süreçlerin önemini, verilerin doğru şekilde nasıl toplanması gerektiğini ve genel anlamda KYB / KYC süreçlerinizi nasıl geliştirebileceğinizi keşfedeceğiz.
KYB ve KYC farkı nedir?
Eğer müşteriniz bireysel müşteri ise KYC kontrolleri, bir işletme ise şirketinize katılım sürecinde KYB kontrolleri yapmanız gerekmektedir. Bu kontrollerde ayrı kurallar uygulanmaktadır.
Fintech’ler ve büyümekte olan diğer finansal şirketler, bireysel müşteriler yerine kurumsal müşterilere yönelmeye başlayabilirler. Ancak toplanması gereken veriler, KYC kontrollerine kıyasla daha karmaşık olabilir.
Peki, KYB ve KYC süreçleri arasındaki farklar nelerdir?
KYB süreçleri nelerdir?
KYB (Know Your Business), kurumsal müşterilerin güvenli ve uyumlu bir şekilde şirketiniz ile çalışmaya başlaması için gerekli olan kontrol süreçleri anlamına gelir. KYB sürecinin sonunda, bir şirketin finansal faaliyetlerinin meşruiyetini, sermayelerinin kaynağını, AML riskini ve organizasyon yapısını öğrenirsiniz.
KYB katılım süreci kontrolünü gerçekleştirirken bilmeniz gereken bilgiler ve veriler:
1.Temel Bilgiler:
Şirket adı, adresi, vergi numarası ve bulunduğu iş kategorisi gibi bilgileri kapsar.Ayrıca, şirketin yasal kimliğini doğrulamak için ana sözleşme, kuruluş belgesi ve işletme sicil belgesi gibi tescil belgelerini almanız ve doğrulamanız gerekmektedir.
2.Organizasyon Yapısı:
Potansiyel müşterinizin organizasyon yapısı hakkında gerekli bilgileri toplayabilirsiniz. İlk olarak, müşterinizin irtibat noktasının tam adını, iletişim bilgilerini ve adreslerini ve bağlı olduğu vergi dairesi gibi bilgileri ı toplamanız gerekmektedir. Sonrasında, CEO, yüksek düzey yöneticiler, diğer nihai ortaklar hakkında bilgileri toplamalısınız. Bu bilgileri, devlet tarafından verilen pasaportlar ve ehliyetler gibi kimlik belgelerini doğrulayarak elde edebilirsiniz.
3.Banka Bilgileri:
Müşterinin banka bilgileri hakkında gerekli bilgileri toplayabilirsiniz. İlk olarak, şirketin fon kaynakları hakkında bilgi toplamalısınız. Bunlar arasında mali tablolar, banka hesap özetleri ve vergi beyannameleri bulunabilir. Ardından, müşterinin işlemlerini izlemelisiniz. (özellikle büyük işlemler, olağandışı hareketler veya yüksek riskli taraflarla yapılan işlemler gibi şüpheli finansal hareketler). Böylece şüpheli faaliyetleri tespit etme konusunda etkili bir kontrol yapabilirsiniz.
4.Risk
Potansiyel müşterinizin riskini değerlendirebilirsiniz. Öncelikle, müşterinizin faaliyet gösterdiği bölgelerdeki ticari faaliyetlerinin riskine odaklanan bir risk analizi yapmanız gerekmektedir. Eğer yüksek riskli bir seviyede ise veya potansiyel olarak yüksek riskli bir müşteriyle ilgileniyorsanız, daha kapsamlı kontroller yapmanız önemlidir.
5.AML Uyumluluğu
AML (Anti Money Laundering – Kara Para Aklamayı Önleme) konusunda ilk dikkate almanız gerekenler, Müşteri durum tespiti, sürekli izleme, kayıt tutma ve şüpheli işlem raporlaması gibi adımları uygulayarak AML uygunluğunu sağlayabilirsiniz.
KYC süreçleri nelerdir?
KYC (Know Your Customer), bireysel müşterilerin güvenli ve uyumlu bir şekilde şirketinize katılımını ifade eder. KYC, müşteri kabul süreci KYB’ye (Know Your Business) kıyasla daha basit olsa da, daha az önemli diyemeyiz. KYC, örneğin bir banka hesabı açarken veya herhangi bir finansal hizmete abone olurken müşterinin kimliğini belirlemek ve doğrulamak için zorunlu bir süreçtir. Uzaktan verilen hizmetlerde kimlik tespitinin dijital araçlarla yapılması durumunda, tüm sürecin güvence altına alınması en önemli koşuldur.
KYC katılım sürecine bilmeniz gereken bilgiler ve veriler:
1.Kimlik Bilgileri:
Müşterinin kimliğini doğrulamak için (yaşadığı bölgede en çok kullanılanları dikkate alarak) pasaport, kimlik kartı veya ehliyet gibi devlet tarafından verilen belgeleri toplayarak doğrulayabilirsiniz.
2.Adres Doğrulaması:
Müşterinizin adresinin doğruluğunu teyit etmek için konut veya iş adresine ilişkin bir elektrik faturası veya banka ekstresi yeterlidir.
3.İletişim bilgileri:
Müşterilerin telefon numaralarını ve e-posta adreslerini alın, böylece gerektiğinde doğrudan iletişim kurabilirsiniz.
KYC kontrolleri için dijital katılım yöntemi, daha hızlı, daha kolay tamamlanabilen ve daha verimli bir süreç sunar. Bu nedenle, sorunsuz bir deneyim sağlamak için sürecinizi dijital olarak düzenlemeniz son derece önemlidir.
Katılım sürecini iyileştirmek için doğru KYC ve KYB verilerini nasıl toplayabiliriz?
Sorunsuz bir KYB ve KYC sürecinin (müşteriler ve işletmeler için) genel amacı, sizin tarafınızdaki riski azaltmak ve müşteri / işletme tarafında ise mükemmel bir ilk izlenim bırakmaktır. Toplanan doğru müşteri ve işletme verileriyle aşağıdaki avantajları elde edebilirsiniz:
Daha hızlı ve verimli katılım:
Doğru KYC ve AML verilerini önceden toplayarak, kontrol sürecinizin hızını artırabilirsiniz. Bir müşterinin başvurusunu incelemek ve onaylamak için gereken süre, önemli bilgileri kaçırdığınız durumlara kıyasla çok daha kritik olabilir.
Risklerin daha erken tespiti:
Kurumsal bir müşterinin ticari faaliyetleriyle ilgili riski değerlendirebilir ve şüpheli davranışları daha erken tespit edebilirsiniz. Böylece mali suçlar, dolandırıcılık, kara para aklama veya yasa dışı finansman gibi kanıtlar gözden kaçmaz. Hem müşterilerinize hızlı ve sorunsuz bir katılım deneyimi sunabilir hem de işletmenizi potansiyel risklerden koruyabilirsiniz.
Uyumluluk süreci:
Düzenleyici kurumlar tarafından istenilen gerekliliklerin yerine getirilmemesi, ciddi ticari zararlara yol açabilir. Doğru KYC verilerini toplamak, yasal ve mali cezaların yanı sıra itibar ve müşterilerinizde güven kaybı yaşamanızı engeller.
Kusursuz müşteri deneyimi:
Müşterileriniz her zaman daha hızlı ve daha verimli bir katılım sürecini takdir ederler. Bu da, müşteri memnuniyetini yüksek tutarak şirketinize güveni ve sadakati artırır.
Daha hızlı ölçeklendirme fırsatı:
Doğru KYC verilerini toplayarak, en iyi uygulamaları kullanarak, daha fazla müşteriyi hızlı ve verimli bir şekilde portföyünüze dahil edebilirsiniz. Bu da size en uygun ölçeklendirme için daha fazla alan sağlar.
Neden müşteri katılım sürecinde KYB, KYC ve AML kontrollerine ihtiyaç duyuyoruz?
KYC, KYB ve AML kontrol sürecine dahil olan müşteri, herhangi bir şirkette dolandırıcılık riskinin azalmasında önemli bir rol oynar. Müşteri ve şirket ortaklıklarını bulmak ve kurmak için büyük çaba harcarken, başarısız bir KYC veya KYB kontrolünün sonuçları, kaybedilen zamandan çok daha büyük olabilir.
Şirketinizin herhangi bir düzeyinde AML, KYB veya KYC katılım süreçlerinde ihmalkar davranıldığı şüphesi var ise, uzun ve zorlayıcı bir soruşturma sürecine tabi olabilirsiniz. Güven sağlamak için işinizde ilave kaynaklar ayırmak zorunda kalabilirsiniz.
Suçlu bulunduğunuz takdirde, genellikle para cezası verilirken, aynı zamanda yerel veya küresel ticari faaliyetlerden men veya (kara para aklama vakalarında) hapis cezası alma riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz.
Ancak, işletmeniz için güçlü bir politika ile tüm bunları önleyebilirsiniz.
KYB ve KYC katılımını yönetmek için desteğe mi ihtiyacınız var? Bunu birçok ülke ve bölgede hızlı ve verimli bir şekilde nasıl yapacağımızı biliyor ve siz büyüdükçe ölçeği büyütebiliyoruz.
İşletmenizin başarılı ve uyumlu olması için doğru adımları atmaktan mutluluk duyarız.
